Como admitir um empregado
Visando orientar o empresário, o SEBRAE/RJ apresenta a relação de documentos necessários, conceitos básicos, legislação e procedimentos utilizados na contratação de empregados.
1. Introdução
Ao admitir um empregado, o empregador deverá solicitar a entrega dos seguintes documentos:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas, contra recibo; recomenda-se a emissão de protocolo de entrega quando o funcionário fornece a CTPS ao empregador, assim como na ocasião em que o empregador devolve o documento ao trabalhador;
- Certificado Militar: prova de quitação com o serviço militar (para os maiores de 18 anos);
- Certidão de Casamento e de Nascimento: objetivam a verificação de dados, concessão do salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda;
- Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
- Atestado Médico Admissional : é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, o qual ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas com o empregado (Art.168 da CLT);
- Declaração rejeitando ou requerendo o vale transporte;
- Outros documentos/informações: Cédula de Identidade, CPF, cartão PIS (Programa de Integração Social), comprovante de endereço e de escolaridade e fotografias para prontuário.
Após recebida a documentação, o empregador deverá:
- anotar na CTPS a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver;
- preencher a ficha de salário-família;
- incluir a admissão no CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
Até o dia 15 de cada mês, a empresa deverá postar no correio o impresso, lá mesmo adquirido, através do qual presta informação sobre o movimento de pessoal ocorrido do mês anterior.
- efetuar o cadastro no PIS, caso e empregado não possua a sua matrícula;
- devolver ao empregado sua CTPS em 48 horas.
O registro do empregado deverá ser providenciado imediatamente após a sua admissão, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
Destacamos abaixo, capítulo I da Portaria nº 3.626, de 13/11/91, com as devidas alterações, onde é tratado o Registro de Empregados. Recomendamos leitura da íntegra do documento legal que se encontra disponibilizado no site do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.
“Capítulo I - Do Registro de empregados
Art. 1º O registro de empregados, de que trata o art. 41 da CLT conterá obrigatoriamente as seguintes informações:
I - identificação do empregado, com número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social ou número de Identificação do Trabalhador; II - data de admissão e demissão; III - cargo ou função; IV - remuneração e forma de pagamento; V - local e horário de trabalho; VI - concessão de férias; VII - identificação da conta vinculada do FGTS e da conta do PIS/PASEP; VIII - acidente do trabalho e doença profissional, quando tiverem ocorrido.
Art. 2º O registro de empregados deverá estar sempre atualizado e numerado seqüencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas.
Art. 3º O empregador poderá utilizar controle único e centralizado dos documentos sujeitos à Inspeção do Trabalho, à exceção do registro de empregados, do registro de horário de trabalho e do Livro de Inspeção do Trabalho, que deverão permanecer em cada estabelecimento.
§ 1º A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, segundo determinação do Agente da Inspeção do Trabalho.
§ 2º O controle único e centralizado dos documentos, referido no caput deste artigo, no que concerne ao registro de empregados, refere-se apenas ao termo inicial do registro necessário à configuração do vínculo de emprego, aplicando-se às suas continuações o disposto no parágrafo anterior.
§ 3º O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada, desde que esta se localize no município da contratante e desde que os empregados portem cartão de identificação do tipo "crachá", contendo nome completo do empregado, data de admissão, número do PIS/PASEP, horário de trabalho e respectiva função. “(Redação dada pela Portaria nº 1048, de 18 de novembro de 1997) (DOU 19.11.97).”
1.1 Conceitos Básicos
- Contrato de Trabalho: É o acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego (art.442 da CLT).
Embora o contrato individual de trabalho possa ser acordado tácita ou expressamente, verbalmente ou por escrito e por prazo determinado ou indeterminado, sugerimos que ao efetuar a admissão de um empregado, o micro e pequeno empresário, o faça sempre por escrito, qualquer que seja a forma de admissão.
Considera-se como prazo determinado o contrato de trabalho cuja vigência dependa de termo prefixado, da execução de serviços especificados ou ainda da realização de certo acontecimento suscetível de previsão aproximada.
- Empregador: é toda entidade que se utiliza de trabalhadores subordinados;
- Empregado: considera-se empregado toda pessoa que prestar serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário.
É vedado por lei o trabalho sem que o empregado tenha a sua CTPS assinada, estando o empregador sujeito à multa pelo não cumprimento da obrigação.
2. Legislação Específica
A legislação que trata do assunto é a própria CLT - Consolidação das Leis do Trabalho, que tem por objetivo regular as relações individuais e coletivas de trabalho ( já amparadas pela Constituição Federal de 1988), bem como os dissídios, convenções e acordos coletivos, que devidamente homologados perante à Justiça do Trabalho, possuem força de Lei, devendo ser sempre observados pelo Empregador.
3. Órgão para contato
Ministério do Trabalho e do Emprego
Esplanada dos Ministérios Bl. F - CEP: 70059-900 - Brasília - DF
Telefone: (61) 3317-6000
http://www.mte.gov.br
4. FontesConsultadas
SEBRAE/ES. Rotinas em departamento de pessoal - procedimentos trabalhistas. Espírito Santo: SEBRAE/ES, 1994. 25p.
SEVERO, Ancelmo B, LONGONI, Clarissa P., DEHNHARDT, Marcelo Romano. Guia de prática trabalhista. Brasília: CFC, 1993. 102p.
OLIVEIRA, Juarez de. Consolidação das leis do trabalho. São Paulo: Saraiva. 1994. 707p.
INFORMARE. Disponível em:<http://www.informanet.com.br>. Acesso em: 16/08/2006.
FISCODATA LEGISLAÇÃO ON LINE. Disponível em: <http://www.fiscodata.com.br>. Acesso em 16/08/2006
Autor: SEBRAE - RIO DE JANEIRO
Fonte: SEBRAE - RIO DE JANEIRO
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